Rapprochement bancaire d'une compagnie de spectacle : chaque euro rattaché à sa date

Pourquoi rapprocher par date ?

Un rapprochement bancaire vérifie que chaque opération du relevé est enregistrée, une fois, au bon montant. Pour une compagnie, c'est nécessaire mais pas suffisant : il faut aussi savoir à quelle date chaque dépense et chaque recette se rapporte. C'est ce qui permet de fixer le prix de la prochaine cession, de remplir le bilan d'une aide ou d'une subvention, et de savoir si une tournée a gagné ou perdu de l'argent.

Or les mouvements d'une même date arrivent en ordre dispersé :

• les billets de train sont achetés deux mois avant ;
• les salaires sont versés après la représentation ;
• les cotisations sociales sont prélevées le mois suivant ;
• l'organisateur paie la cession à trente jours ou plus.

Rattachés au fil des mois, ils donnent le réalisé de chaque date sans effort. Laissés pour le bilan, ils obligent à reconstituer des mois de dépenses.

Trois destinations pour chaque transaction

1. Une date : la cession encaissée, les salaires et cachets, les trains, avions et hôtels, les repas et frais payés pendant la tournée.
2. Les charges sociales : URSSAF, Audiens, Congés Spectacles, AFDAS, France Travail, prélèvement à la source. Elles concernent plusieurs dates à la fois : on les répartit (voir plus bas).
3. Le fonctionnement : loyer, téléphone, assurance, frais bancaires, logiciels, expert-comptable. Ce sont les frais de la structure, qui existent même sans représentation.

Un virement entre deux comptes de la compagnie, ou une erreur aussitôt remboursée, n'est ni une recette ni une dépense. Mettez-le de côté avec un motif : il reste visible à part, avec son total, en dehors du contrôle du mois.

Répartir les charges sociales entre les dates

Les cotisations d'un mois sont déclarées dans la DSN au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant (Code de la sécurité sociale, art. R243‑6), et prélevées en général à cette échéance. Le prélèvement URSSAF d'octobre paie donc les salaires de septembre : répartissez-le entre les dates de septembre, au prorata des cotisations patronales de leurs bulletins de paie.

Si vous payez l'URSSAF chaque trimestre, répartissez le prélèvement sur les bulletins du trimestre. Votre expert-comptable vous dira si la répartition par les cotisations patronales convient à vos bilans.

La méthode, chaque mois, en cinq étapes

1. Télécharger le relevé du mois écoulé, dès qu'il est complet : le 5 du mois suivant, par exemple.
2. L'importer dans votre outil, sans doubler les opérations déjà là.
3. Vérifier les bulletins de paie du mois : chaque contrat a son bulletin, chaque bulletin sa date.
4. Rattacher chaque transaction à une date, aux charges sociales ou au fonctionnement, ou la mettre de côté avec un motif.
5. Contrôler : dates + charges sociales + fonctionnement = total du relevé, pour les débits comme pour les crédits.

OFX ou CSV : quel fichier télécharger ?

Dans l'espace en ligne, la plupart des banques proposent de télécharger les opérations d'une période en plusieurs formats :

• OFX, souvent proposé sous le nom « Money » ou « Quicken » : un format standard où chaque opération porte un identifiant donné par la banque. Deux fichiers qui se chevauchent ne créent pas de doublon.
• CSV : lisible dans un tableur, mais les colonnes changent d'une banque à l'autre.
• L'export de votre logiciel de comptabilité, Pennylane par exemple, si vos opérations y sont déjà classées.

Prenez le relevé du seul compte courant. Un compte d'épargne ou une carte à débit différé, mélangés au compte courant, compteraient deux fois les mêmes dépenses : la carte figure déjà sur le compte courant par son prélèvement mensuel.

Le rapprochement par date dans Octoshow Prod

Octoshow Prod, le logiciel de gestion des compagnies et des bureaux de production, fait ce rapprochement avec vos dates, vos bulletins et votre logistique :

• vous importez le relevé de votre banque (OFX ou CSV) ou l'export Pennylane, avec un aperçu avant l'import ; un fichier importé deux fois n'ajoute rien ;
• chaque transaction reçoit une proposition expliquée : le salaire reconnu d'après le bulletin de paie (net payé, nom du salarié), le billet de train ou l'hôtel d'après la logistique de la date, le paiement de l'organisateur d'après sa facture, l'URSSAF répartie entre les dates, le téléphone en fonctionnement ;
• les propositions sûres se valident en un clic, toutes ensemble ; les autres sont à vérifier ou à rattacher à la main, en répartissant une dépense entre plusieurs dates ou en créant la date qui manque ;
• rien n'entre dans la compta d'une date sans votre validation ; le réalisé se remplit alors tout seul ;
• si vous l'activez, un rappel s'affiche le 5 de chaque mois sur le tableau de bord et part par e-mail, jusqu'à ce que le contrôle du mois soit fait.

Les salaires sont reconnus d'après les bulletins de paie déposés dans Octoshow, qui sont alors joints à l'écriture de la date. Sans bulletin, le virement d'un salarié est proposé « à valider ».

La démo contient un mois de relevé fictif à rapprocher : salaires, trains, hôtels, paiement d'un théâtre, URSSAF, téléphone. Données remises à zéro chaque nuit.

Questions fréquentes

Sources

• Code de la sécurité sociale, art. R243‑6 : dates d'exigibilité de la déclaration sociale nominative (le 5 ou le 15 du mois suivant).
• net-entreprises.fr, Charte DSN.

Page mise à jour le 15 octobre 2026. Ces informations générales ne remplacent pas le conseil d'un expert-comptable.