À quoi sert une feuille de route de tournée ?
La feuille de route, ou « FdR », réunit sur une ou deux pages les informations pratiques d'une journée de tournée. Le jour J, chacun la consulte pour savoir où aller, à quelle heure et qui appeler. La compagnie la prépare, ou le bureau de production qui organise sa tournée, à partir des informations du lieu. Côté lieu ou festival, l'organisateur prépare la sienne : ce que doit contenir la feuille de route d'accueil.
Elle part à toute l'équipe du voyage :
- les artistes : horaires, hôtel, repas ;
- les techniciens : adresse de livraison, heure de déchargement, régie du lieu ;
- le chauffeur : heure de départ, itinéraire, stationnement du camion.
Une première version part dès que les horaires sont calés avec le lieu, la version définitive quelques jours avant la date.
Ce que contient une feuille de route, rubrique par rubrique
Dans l'ordre de notre modèle :
- L'en-tête : spectacle, compagnie, date avec le jour de la semaine, lieu et ville, équipe présente, numéro de version.
- Les contacts du jour : régie générale, accueil ou régie du lieu, administration, urgence. Un portable pour chacun, pas un standard.
- Le planning horaire : départ, arrivée, déchargement, montage, balances pour un concert ou raccords au théâtre, repas, ouverture des portes, représentation et durée, démontage, chargement. Précisez qui est concerné à chaque étape.
- L'accès : adresse du lieu, adresse de livraison si elle diffère, stationnement, horaires de déchargement, code du portail ou personne qui ouvre.
- Les transports aller et retour : mode, horaires, numéros de train, rendez-vous, conducteurs, accueil en gare.
- L'hébergement : adresse et téléphone, heure limite d'arrivée, petit-déjeuner, répartition des chambres.
- Les repas : lieu, heure, prise en charge, régimes et allergies transmis au lieu.
- Les loges : nombre, emplacement, ce qui est fourni.
- La technique : renvoi à la fiche technique validée par le lieu, et seulement ce qui change pour cette date.
- Les invitations : nombre prévu au contrat de cession, lieu de retrait, heure limite pour donner les noms.
- Les notes : jauge, rencontre avec le public, presse, consignes du lieu.
Exemple de feuille de route remplie
Une date de théâtre un samedi soir, avec une nuit sur place et un retour le dimanche. Exemple fictif : compagnie, spectacle, lieu et personnes inventés.
- En-tête : « Valises », Compagnie des Voyageurs de papier. Samedi 13 mars 2027, salle des fêtes de Saint-Aurèle. Cinq personnes. Version 3 du 8 mars.
- Contacts, avec leur portable : régie générale, Léa ; accueil du lieu, Karim ; production et urgence, Hugo.
| Départ du camion | 7 h 30 |
|---|---|
| Arrivée, déchargement | 11 h 00 |
| Arrivée du train, accueil en gare | 12 h 40 |
| Déjeuner | 13 h 00 |
| Montage, réglages lumière et son | 14 h 00 |
| Raccord avec les comédiens | 17 h 30 |
| Dîner | 19 h 00 |
| Ouverture des portes | 20 h 00 |
| Représentation (1 h 10) | 20 h 30 |
| Démontage et chargement | 22 h 00 |
| Départ pour l'hôtel | 23 h 30 |
| Dimanche : départ retour | 10 h 00 |
- Accès : public place de la Mairie ; livraison à l'arrière, rue du Lavoir, portail vert. Déchargement possible dès 11 h.
- Transports : Léa et un comédien en camion ; les trois autres en train, Karim les attend en gare et les y ramène le dimanche.
- Hébergement : Hôtel du Pont, deux chambres à deux lits et une simple. Après 22 h, clés dans la boîte à code, code envoyé par SMS. Petit-déjeuner de 7 h à 10 h.
- Repas : servis par l'association. Un végétarien, une allergie aux fruits à coque, signalés le 1er mars.
- Loges et technique : deux loges avec douche. Fiche technique version 2, validée le 20 février.
- Invitations : quatre, noms à l'accueil avant 19 h. Jauge : 180 places.
Les erreurs fréquentes
- Des horaires flous. « En début d'après-midi » ne dit à personne quand partir. Une heure par étape, même approximative.
- Aucun contact joignable. Le standard d'une mairie ne répond pas le samedi soir. Notez des portables.
- L'adresse du public au lieu de celle de livraison. Le GPS amène le camion devant l'entrée principale, parfois sur une place piétonne. Donnez l'adresse du quai ou de l'entrée des artistes.
- Les régimes alimentaires oubliés. Le lieu doit les connaître avant la date, pas à l'arrivée.
- Une version envoyée trop tôt, jamais remplacée. Chacun garde la première reçue. Datez chaque version et dites laquelle remplace les autres.
Avant l'envoi, relisez la feuille comme si vous ne connaissiez ni le lieu ni l'équipe. Chaque question sans réponse signale un manque.
Tournée sur plusieurs jours : une feuille par jour ou une feuille de séjour
- Une feuille par jour quand l'équipe change de ville chaque jour : chaque feuille reste courte.
- Une feuille de séjour pour une série au même endroit, une résidence ou un festival : contacts, accès, hébergement et loges une seule fois, puis un planning par jour.
Pour une longue tournée, ajoutez en tête un résumé : dates, villes, hôtels, trajets.
En anglais : day sheet ou road sheet
À l'étranger, la feuille d'une journée se dit day sheet ou road sheet ; celle de toute la tournée, souvent itinerary ou tour book. Écrivez-la dans une langue que toute l'équipe comprend, horaires sur 24 heures, téléphones avec l'indicatif du pays. Pour le contrat, voir notre modèle de performance agreement.
Vos feuilles de route avec Octoshow Prod
Un modèle Word se recopie date après date. Dans Octoshow Prod, le logiciel des compagnies et des bureaux de production, la feuille de route se construit à partir de la date :
- horaires, équipe, transports, hébergements et rooming list sur une feuille imprimable, envoyée depuis l'outil ;
- une seule feuille pour un séjour de plusieurs jours, qui regroupe chaque jour du séjour ;
- déplacements et hébergements saisis par intervenant, et confirmation de présence de chacun ;
- sur son portail, chaque intervenant retrouve ses dates et renseigne ses informations, son RIB et ses allergies ;
- sur le téléphone, l'application garde la feuille de route à portée de main.
Le contrat se prépare au même endroit : voir notre modèle de contrat de cession.
Démo sans inscription, avec une compagnie fictive. Données remises à zéro chaque nuit.
Questions fréquentes
Quand envoyer la feuille de route ?
Une première version dès que les horaires sont calés avec le lieu, la version définitive, datée, quelques jours avant le départ. Si un horaire change ensuite, prévenez aussi les personnes concernées par téléphone.
Qui doit rédiger la feuille de route ?
La compagnie, ou le bureau de production qui organise sa tournée : souvent la personne chargée de la production, ou le régisseur général. Elle part des informations du lieu et des besoins de l'équipe (trajets, chambres, régimes alimentaires), puis la fait relire par le lieu.
Faut-il une feuille de route par jour ?
Oui si l'équipe change de ville chaque jour. Pour une série au même endroit, une feuille de séjour suffit, avec un planning par jour.
Quelle différence avec la fiche technique et la rooming list ?
La fiche technique décrit les besoins du spectacle, pour le lieu. La rooming list répartit les chambres, pour l'hôtel. La feuille de route organise la journée, pour l'équipe, et renvoie aux deux.
Que faire si un horaire change à la dernière minute ?
Envoyez une version datée qui signale le changement en tête de page, et appelez les personnes concernées : la veille d'une date, un mail de plus passe inaperçu.
Rédigé par Jérôme Bouchet, administrateur de production depuis trente ans. Page mise à jour le 21 octobre 2026.